Procedimientos

Aquí se resume y recopila la información más importante que todo estudiante interesado en ser outgoing debe conocer de cara al reparto de intercambios. Cualquier duda podrá contactar con los Coordinadores de Intercambios a través del correo tuintercambio.conifmsagranada@gmail.com

1. Figurar en el listado de puntos
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1j8dowbkDq_fdJr2SzeKSYnTtdCnGLSUhbJGklDLIu6w/edit?usp=sharing

2. Conocer los requisitos del siguiente cuadro:

3. Conocer los SWGs de Intercambios. (explicados más adelante)

4. Conocer los destinos SCOPE y SCORE que ofertamos, sus condiciones y las memorias de experiencias previas: recomendamos tener varias preferencias y conocer las condiciones de cada una de ellas.

5. Preparar el pago del depósito de 150€, que se debe abonar, en efectivo, en el mismo reparto de intercambios.  Este depósito no es reembolsable.

6. Asistir al reparto de intercambios el 6 de Noviembre de 2018: en caso de no poder asistir personalmente, es posible delegar en otra persona mediante una autorización + fotocopia DNI.  Esta otra persona deberá saber cuáles son tus preferencias de destinos y, con autoridad completa, decidirá cuáles destinos coger en tu nombre.

7. Resolver cualquier duda que se tenga con cualquiera de los coordinadores de intercambios.

En el siguiente enlace se podrá encontrar la presentación del día de la Presentación Informativa: https://drive.google.com/file/d/1jkBZTyfqzexSbt4FHNakJfnpCBIyd755/view?usp=sharing

Todas las condiciones descritas están recogidos en el contrato de aceptación de intercambio que podréis encontrar aquí: https://drive.google.com/open?id=0B6RKb1BLxZ4SdVVYeUFsajRfNlU

Aquí podréis ver las distintas formas para poder obtener puntos de colaboración con IFMSA-Spain. ¡Son las personas con más puntos que podrán elegir los mejores destinos de intercambio!

En la tabla vienen resumidos los puntos que se ofrecen para intercambios. Hace falta realizar unos cuantos matices:

-Los puntos son acumulables de año en año siempre que no se haya cogido un intercambio. En años anteriores, coger un intercambio reiniciaba tus puntos a O. Sin embargo, hemos visto conveniente que se resten 170 puntos al cómputo total que se tenía, para no perjudicar a aquellos que más han ayudado a la asociación.

-Títulos de otros idiomas se añaden al cómputo solo si son lenguas oficiales del país de destino. A los que no tengan título de inglés se les hará una prueba de inglés siempre dentro de un plazo abierto para ello, y antes de la publicación de la lista de puntos. Lista de personas que han presentado certificado de idiomas.

-La adjudicación de puntos se da entre octubre y principios de noviembre. Por ello, cuentan principalmente todos los puntos del año pasado.

-Los colaboradores de las actividades recibirán tantos puntos como implicación hayan tenido en la actividad, y esto está sujeto al juicio del coordinador del grupo de trabajo.

-Para más detalle, he aquí un enlace al reglamento de IFMSA-Granada: https://drive.google.com/file/d/1QZpLl-oUOXzSj7eAynC2gNPGZNOVLrPf/view?usp=sharing

Los intercambios que no son asignados el día del reparto se ponen a disposición de cualquier miembro de IFMSA-Granada que cumpla con las condiciones del destino, y pague la primera cuota, incluso aunque no figure en la lista de puntos. Esto es la llamada bolsa local.
Asimismo, hay una bolsa nacional de destinos, que suele abrirse en diciembre-enero, y que recoge todos los destinos no asignados de los 25 comités locales de España.
Estad atentos a la información sobre cualquiera de las dos bolsas, y no dudéis en contactarnos con cualquier duda!

Cada año, los intercambios de IFMSA proporcionan experiencias inolvidables a miles de estudiantes a lo largo del mundo.  Estos intercambios son el fruto del trabajo de estudiantes de medicina de todo el mundo que los gestionan y que los impulsan hacia adelante.

A diferencia de programas de movilidad como Erasmus o los Plan Propio de nuestra facultad, los intercambios de IFMSA son organizados y gestionados íntegramente por estudiantes de medicina quienes emplean su tiempo personal en acercar estas experiencias a nuestros compañeros.  Es decir, el programa de IFMSA es autogestionado, autosuficiente y, en el caso de Granada, casi completamente autofinanciado.

La implicación y participación de los socios en la organización de los intercambios es de una importancia primordial.  Todos los socios pueden participar de forma voluntaria, pero las personas que se van de intercambio tienen la obligación de participar.

Las diferentes tareas a desarrollar para que el programa pueda seguir funcionando de manera óptima están distribuidas en varios ámbitos.  Estos se corresponden cada uno con un pequeño grupo de trabajo (Small Working Group/SWG).

Las personas que han cogido un intercambio, los outgoings, colaboran junto a los coordinadores de intercambios y otros socios voluntarios para dar vida a uno de los aspectos del programa de intercambios participando dentro de uno de los SWGs.

En ocasiones los SWGs requieren de un buen trabajo en equipo, mientras que en otras se pueden desarrollar de forma más individual.  Sin embargo, cada outgoing siempre tendrá un objetivo personal que conseguir dentro del grupo. Estos objetivos están especificados y detallados en las diferentes secciones para cada SWG que se pueden encontrar abajo.

Hay 5 SWGs en intercambios: Casas, Pisos, Tutores SCOPE, Tutores SCORE, y Welcome Pack.
Además, el outgoing deberá ser Contact Person (CP), explicado en el siguiente apartado.

Propósito de SWG

Encontrar a personas (hosts) con una habitación libre en su casa y que quieran acoger a un incoming durante un mes.

Detalles

• Tiene que ser una habitación individual con acceso a todos los servicios básicos de la casa
• Se remunera al host con puntos IFMSA, pero nunca con dinero.  La cantidad de puntos que recibe varía en función de la pensión que ofrezca. 
• El host no tiene que ser socio de IFMSA, ni estudiante de medicina, ni siquiera de la ugr.  Puede ser cualquier persona – tu tío, tu primo, el vecino…
• Si el host no es socio de IFMSA, entonces puede donar los puntos al socio de IFMSA que lo ha puesto en contacto con la asociación (tú).

Objetivos a Cumplir

Encontrar a un único host que pueda alojar a un incoming durante uno de los meses específicados por los coordinadores de intercambios y que este alojamiento cumpla con los requisitos básicos específicados por los coordinadores.  Admemás, para cumplir el objetivo, es necesario que el host firme el contrato de alojamiento de IFMSA.

Propósito de SWG

Encontrar a pisos donde podamos alojar a incomings.

Detalles

• Los coordinadores de intercambios proporcionarán una lista de requisitos con los que los pisos deben cumplir.   Se especificarán las instalaciones que el piso debe tener, la ubicación y cuánto podemos pagar.
• En realidad las instalaciones serán las que se suelen encontrar en un piso para garantizar un nivel medio de calidad de vida, la ubicación dependerá del hospital donde van a estar los incomings y el precio dependerá del presupuesto de la asociación y los precios promedios de alquiler en el momento de buscar.
• Normalmente alquilamos pisos durante el verano, así que lo más probable es que toque buscar durante la primavera, pero esto es variable y depende de la planificación de cada año.

Objetivos a Cumplir

Encontrar un único piso que cumpla los requisitos previamente especificados por los coordinadores de intercambios y gestionar la correspondencia con el propietario / agencia inmobiliaria de forma eficiente.

Propósito de SWG

Encontrar a tutores profesionales (clínicos o quirúrgicos) que puedan tutelar a nuestros incomings

Detalles

• En este grupo se precisa una colaboración estrecha con los coordinadores del intercambio, dado que cada servicio en el hospital trabaja de una forma diferente y tenemos una relación diferente con cada uno de ellos.  Compartir nuestra experiencia y trabajar en equipo en este SWG es más importante que en cualquier otro SWG.
• Cuando se busca un tutor, es importante saber que tenemos permiso para enviar estudiantes a este servicio, y por eso, es esencial la comunicación con los coordinadores de grupo.
• Al conocer a un nuevo tutor, hay una serie de puntos de los que es muy importante hablar.  Por ejemplo, explicarle cómo funciona IFMSA y nuestra filosofía, cómo nos diferenciamos de otros programa de prácticas de la facultad de medicina, los objetivos de las prácticas del incoming y las características de su estancia, las fechas,  los documentos de evaluación que el tutor debería cumplimentar, el tema de los idiomas.  

Objetivos a Cumplir

Encontrar tutores en servicios del hospital para al menos dos incomings diferentes.

Propósito de SWG

Encontrar a tutores de investigación que tengan un proyecto de investigación en el que un incoming pueda participar.

Detalles

• Los tutores pueden ser de nuestra facultad, de otra facultad, o no tener nada que ver con el ámbito universitario.  Pero lógicamente lo más fácil suele ser encontrar a tutores que son profesores de nuestra facultad.
• Sobre un 80% de los profesores de nuestra facultad participan en investigación y muchas veces están encantados de recibir a estudiantes de prácticas.  Y cada vez hay más estudiantes de movilidad que están participando en estos proyectos.
• El proyecto debería estar vigente en los meses cuando va a venir el incoming.  Siempre buscamos proyectos con mucha antelación, así que si estamos buscando un proyecto para ofertar de aquí a 10 meses, deberíamos estar seguro de que el proyecto va a estar vigente en 10 meses, y en qué fase va a estar el proyecto en ese momento.
• El proyecto que se encuentra puede ser de cualquiera de los tres tipos:

-Basic science
-Clinical project with laboratory work
-Clinical project without laboratory work

• El investigador principal debería rellenar un formulario (project form) donde pone los datos más importantes del proyecto.  A continuación nosotros enviamos el project form a un comité internacional de evaluación que comprueba que el proyecto cumple con los criterios de IFMSA para poder entrar en nuestra base de datos de proyectos.

Objetivos a Cumplir

Encontrar a un único investigador con un proyecto de investigación que esté dispuesto a aceptar a incomings y conseguir que él rellene y entregue el project form.  El objetivo será cumplido cuando los coordinadores de intercambios están en posesión del project form correctamente rellenado.

Propósito de SWG

Darles a los incoming un pack de bienvenida (Welcome Pack / WP) con información que le resulte útil y algunos regalitos de bienvenida.

Detalles

• A todos nos gusta recibir regalos, y nos parece valioso darles un pequeño detalle a los incomings, que además de ser placentero, les resulte útil.
• Sólo habrá una persona encargada del WP, ya que es una tarea bastante sencilla.  Esta persona tendrá que pensar en qué debería incluir el WP, comprar (con dinero de IFMSA) el contenido y organizarse para entregar el pack a todos los incomings que vienen durante el año, en los primeros días de su estancia.
• Ya que sabemos aproximadamente cuántos incomings van a venir durante el año, se puede comprar todo en un momento por adelantado y así facilitar la labor.
  
• Debería incluir información turística relevante, y todo lo que decida la persona encargada, en consenso con los coordinadores de intercambios.

Objetivos a Cumplir

Diseñar el contenido de los WP en consenso con los coordinadores, comprarlo y distribuirlo a todos los incomings durante el año (en los primeros días tras su llegada).

¿Qué es el plan social?

El objetivo del plan social es proporcionar a los incomings la posibilidad de participar en una serie de actividades/salidas/eventos sociales para ayudarles a conocer a gente y conocer a nuestra cultura.

¿Cómo se desarrollará el plan social?

Cada CP se encargará del plan social para el mes en que viene su incoming.  Lo hará junto a los CPs de los otros incomings del mismo mes.

Durante este mes, los CPs trabajarán juntos para darles a los incomings la oportunidad de pasar un mes de inmersión sociocultural.

El primer paso es establecer contacto con los incomings y añadirlos a nuestras redes sociales.  Lo idóneo para esto suele ser facebook.  Entonces, a través de posts de fb, podremos ir anunciándoles ideas de las diferentes actividades que podrán hacer cuando están aquí.

El segundo paso es siempre preguntar a los incomings, antes de que lleguen, qué tipo de cosas les gustaría hacer, qué intereses tienen, qué expectativas tienen del intercambio etc. y así se podrá adaptar mejor el plan social a sus necesidades.  Esperamos que hayan leído los posts de fb y que hayamos conseguido antojarles estas actividades.

El tercer paso es elaborar una planificación del mes, con viajes de fin de semana a otras ciudades, opciones para quedarse en Granada, salidas y quedadas locales durante la semana, mezclando ideas de actividades culturales con ideas de actividades más bien sociales. ¡Al llegar los incomings, les presentamos este calendario de actividades para que se puedan apuntar a las que les interesen (que deberían ser todas porque habremos elaborado el calendario en base a sus respuestas de la encuesta)!

¡Finalmente toca llevar a cabo todos estos maravillosos planes!  Pedimos que cada CP ofrezca su asistencia presencial en estas actividades.  En el caso de que los ins no puedan asistir a alguna actividad que se les ofrezca, y que notifiquen a los CPs con algo de antelación, los CPs deberían adoptar una actitud flexible e intentar encontrar otro día cuando se pueda realizar la actividad.

• Corresponder con el in antes de que llegue y contestar todas las dudas que tenga.
• Recoger al in de su punto de llegada en Granada y llevarlo a su alojamiento, a no ser que el anfitrión ofrezca hacerlo.
• Gestionar el primer día de prácticas del in (llevarlo al hospital y presentarlo a su tutor el primer día, y mantener una comunicación fluida con los coordinadores de intercambios sobre este proceso).
• Entregar el certificado de prácticas al in después de que el in haya entregado el handbook y haya rellenado las evaluaciones de su estancia.